Monthly Archives: مارس 2013

وإن الهدف الشخصي من تعلم الإدارة

تناولنا فى المقال السابق ماذا تعنى كلمة إدارة..؟، ومفهوم الإدارة من منظورين مختلفين (لغوى واصطلاحى)، وعرفنا مفهوم كل منهما، ولمسنا ما هو الفرق بينهما..؟.

تناولنا فى المقال السابق ماذا تعنى كلمة إدارة..؟، ومفهوم الإدارة من منظورين مختلفين (لغوى واصطلاحى)، وعرفنا مفهوم كل منهما، ولمسنا ما هو الفرق بينهما..؟.

 

وإن الهدف الشخصي من تعلم الإدارة ينقسم إلى شقين هما

 

1-    زيادة مهاراتك.

 

2-    تعزيز قيمة التطوير الذاتى لديك. 

 

من المؤكد أنك ستطبق أصول الإدارة في عملك وفي حياتك الخاصة أيضا. لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله. فعندما تعمل مع موارد محددة ومعروفة يمكنك استخدام الوظائف الخمسة للإدارة. أما في حالات أخرى فقد تستخدم وظيفتين أو ثلاثة فقط.

 

ومن هذه الناحية سوف نقوم الآن بشرح أول وظيفة من هذه الوظائف الخمس بشكل مبسط؛ فهذا يساعد على فهم الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو مهنتك. 

 

الوظائف الخمس: 

 

1- التخطيط:  هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.

2- التنظيم:  يعرف التنظيم على أنه: الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم                           هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.

3- التوظيف:  يهتم باختيار الشخص المناسب وتعيينه وتدريبه ووضعه في المكان المناسب في المنظمة.

4- التوجيه:  إرشاد الموظفين وتحفيزهم باتجاه أهداف المنظمة.

5- الرقابة:  الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.

 

الوظيفة الأولى: التخطيط

غالبا ما يعد التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل: ماذا يجب أن نفعل؟ ومن يقوم به؟ وأين؟ ومتى؟ وكيف؟ بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:

* ماذا نريد أن نفعل؟

* أين نحن من ذلك الهدف الآن؟

* ما العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟

* ما البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما البديل الأفضل؟

 

ومن الجدير بالذكر انه من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:

أـ تحديد الموارد المطلوبة. 

ب ـ تحديد عدد الموظفين ونوعهم (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين. 

ج ـ تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي). 

د ـ تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب. 

 

يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه 

إلى ثلاث فئات مختلفة هي:

1-  التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة. 

2- التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى. 

3-  التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات. 

 

أنواع التخطيط الثلاثة

التخطيط الاستراتيجي: يهتم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الاستراتيجي ويوجه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارية يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. 

وغاية التخطيط الاستراتيجي هي: إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية. تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها بعضاً.

 

التخطيط التكتيكي: يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولا عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدًا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.

 

التخطيط التنفيذي: يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة، أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.

 

خطوات إعداد الخطط التنفيذية: 

الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية. 

 

الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف. 

 

الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك. 

 

الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة. 

 

الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية. 

 

الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير. الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها. 

  

وإن الهدف الشخصي من تعلم الإدارة ينقسم إلى شقين هما:

 

1-    زيادة مهاراتك.

 

2-    تعزيز قيمة التطوير الذاتى لديك. 

 

من المؤكد أنك ستطبق أصول الإدارة في عملك وفي حياتك الخاصة أيضا. لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله. فعندما تعمل مع موارد محددة ومعروفة يمكنك استخدام الوظائف الخمسة للإدارة. أما في حالات أخرى فقد تستخدم وظيفتين أو ثلاثة فقط.

 

ومن هذه الناحية سوف نقوم الآن بشرح أول وظيفة من هذه الوظائف الخمس بشكل مبسط؛ فهذا يساعد على فهم الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو مهنتك. 

 

الوظائف الخمس: 

 

1- التخطيط:  هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.

2- التنظيم:  يعرف التنظيم على أنه: الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم                           هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.

3- التوظيف:  يهتم باختيار الشخص المناسب وتعيينه وتدريبه ووضعه في المكان المناسب في المنظمة.

4- التوجيه:  إرشاد الموظفين وتحفيزهم باتجاه أهداف المنظمة.

5- الرقابة:  الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.

 

الوظيفة الأولى: التخطيط

غالبا ما يعد التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل: ماذا يجب أن نفعل؟ ومن يقوم به؟ وأين؟ ومتى؟ وكيف؟ بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:

* ماذا نريد أن نفعل؟

* أين نحن من ذلك الهدف الآن؟

* ما العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟

* ما البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما البديل الأفضل؟

 

ومن الجدير بالذكر انه من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:

أـ تحديد الموارد المطلوبة. 

ب ـ تحديد عدد الموظفين ونوعهم (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين. 

ج ـ تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي). 

د ـ تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب. 

 

يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه 

إلى ثلاث فئات مختلفة هي:

1-  التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة. 

2- التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى. 

3-  التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات. 

 

أنواع التخطيط الثلاثة

التخطيط الاستراتيجي: يهتم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الاستراتيجي ويوجه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارية يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. 

وغاية التخطيط الاستراتيجي هي: إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية. تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها بعضاً.

 

التخطيط التكتيكي: يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولا عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدًا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.

 

التخطيط التنفيذي: يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة، أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.

 

خطوات إعداد الخطط التنفيذية: 

الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية. 

 

الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف. 

 

الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك. 

 

الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة. 

 

الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية. 

 

الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير. الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها. 

 

Advertisements
Categories: 3 - قواعد بيانات وتطبيقات كمبيوتر | أضف تعليق

الإدارة الغير مهنية وإنهيارالشركات الصغيرة والمتوسطة

 قررت انك ترغب في تطبيق فكرة ما، ولكن هل فعلا تعرف كيفية الإدارة ؟

  • إن عدم وجود المهارات الادارية المناسبة لدى المديرين أو أصحاب المصالح التجارية سوف يؤدي إلى سقوط مؤلم للمؤسسة عاجلا أم آجلا لأن ليس كل رجل أعمال جيد هو مدير جيد.
  • ومن هنا يعتبر سوء الإدارة المصدر الأول لمشاكل العمل. لقراءة المزيد عن التوفير والإستثمار: كيف تعود أبناءك علي الادخار ؟ نصائح للسيدات حديثات الإستثمار نصائح للإدارة الفعّالة للمال ماذا عن الأحفاد ؟
  • في الواقع، يتضح لنا مرارا وتكرارا أن الكثير من أصحاب أو مدراء الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في الحقيقة ليسوا افضل المدراء. قد يكون هؤلاء موظفين ممتازين ويبذلون اقصى جهودهم في العمل، ولكن “ليس لديهم الوقت للادارة والمراقبة وعقد الاجتماعات.” يبدو ان كل صاحب عمل يسأل نفسه في كل مرة، “هل بامكاني استغلال الوقت بصورة أكثر نجاعة ؟

 

  • ما هي الأمور التي يجب علي التعامل معها قبل؟ الهامة أم العاجلة؟ لذلك يبقى السؤال: هل تستطيع أن تدير نفسك؟ كما أنك كمدير بحاجة إلى إدارة القوى العاملة في شركتك. تتسبب سلسلة مؤلمة من اخطاء الإدارة والاهمال في انهيار وإغلاق الشركات.

وفي ما يلي بعض الأخطاء الشائعة ومراحل التدهور التي تحصل مرارا وتكرارا .

  • موقع سيء – العديد من شركات البيع بالتجزئة بحاجة للحصول على ايرادات جارية من خلال الزيادة في عدد العملاء. ومع ذلك، فإن أصحاب هذه الأعمال احيانا يختارون، لاعتبارات التوفير مثلا، مواقع شبه معزولة لإقامة مشروعهم. ولذلك يتم صرف جميع الاموال المتوفرة من الإيجار على التسويق والإعلان من اجل جلب الزبائن لهذا الموقع السيء.
  •  عدم وجود خطة أعمال – أحيانا تتحقق الأحلام …. وأحيانا لا. ولذلك يجب وضع نقطة توازن واضحة ودقيقة (قبل اتخاذ القرار لفتح أي مشروع تجاري). ففي التالي: المال ينفذ، والبنوك لا ترغب منح او توسيع نطاق الإئتمان الامر الذي يحد من جاذبية الأجور (ناهيك عن الأجور المناسبة لمالك الشركة). كل ذلك بسبب عدم وجود تخطيط ملائم للأعمال.
  •  لم يكن لديك الدعم المالي الكافي – ضد نقطة التوازن وخطة العمل. سحب المال من قبل صاحب الشركة – في السنة الأولى / الثانية، الامر الذي لا يترك أرصدة نقدية كافية في حالة وقوع عطل ما. التسعير الغير كافي – هذا هو أكبر فخ يمكن أن يقع فيه العديد من أصحاب الأعمال. وتعتبر نسبة الربح الإجمالي بسبب التسعير واحدة من أهم مفاتيح الأعمال. هناك حالات تكون فيها الأسعار لدينا مساوية أو مشابهة أو أعلى قليلا بالمقارنة مع المنافسين. ولذلك من المهم جدا ان نعرض خدمة ممتازة لأنه، بعد كل شيء، التجارة تقام بين الناس …وليس بين الشركات. السعر مرتفع جدا؟ منخفض جدا؟ تنجم أضرارا كبيرة عن عدم وجود الرغبة في التعلم او الحصول على او الإستعانة بالمختصين، وعدم دراسة النتائج ، والمنافسين، والسوق باكملها.
  •  عدم وجود مهارات تسويق ومبيعات – في العديد من الشركات, تحدد مؤهلات المالك وموظفي المبيعات مصير الأعمال سواءً للأفضل أو للأسوأ. عدم الامتثال لإغراءات مكاسب سريعة – الرغبة في النمو السريع، وتوقعات وردية جدا، وعدم وجود خطة تسويق واضحة مع قطاعات السوق التي تحدد مسبقا. ففي معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة لا يوجد تمييز واضح بين المسؤوليات والأدوار.
  •  توظيف غير مناسب للعمل – أو طبيعة المؤهلات والمهارات فيما يتعلق بالمدير تشكل خطرا على المؤسسة وتسبب في العديد من التكاليف الغير الضرورية. الافتقار إلى المهارات الأساسية للتفاوض – هذا يشمل المفاوضات مع أصحاب العقار المأجور، مع البنوك والموردين وكذلك في مجال الإعلان، القوى البشرية, الشراء، وتوريد الخدمات والمعدات المختلفة، وما إلى ذلك.
  •  عدم تقدير المنافسين يكلفنا الكثير – علينا عن نقوم بدراستهم، واتخاذ بدون خجل العوامل الصحيحة والجيدة، والتي تؤثر ايجابيا على نتائج الأعمال. عدم وجود رقابة من قبل أصحاب الأعمال في مجالات إدارة مختلفة – هذا يعتبر ضمانا للفشل في المستقبل القريب لذلك يطلب من صاحب المؤسسة القدرة والسيطرة في هذه المجالات:
  •  السيطرة على التدفقات النقدية اليومية.
  •  مراقبة النفقات، والتحكم في التسوق – النفقات المتغيرة، بما في ذلك مراقبة المخزون،
  • ومراقبة التكاليف الثابتة، كل شيء بناءا على الميزانية والتخطيط. 
  • السيطرة على مستوى الدخل اليومي والتراكمي.
  • التحكم في الجباية – جباية دقيقة وتحت السيطرة السيطرة على فواتير الموردين (المدفوعات).
  •  التحكم في مصروفات الرواتب – ساعات العمل ملائمة لاحتياجات العمل، والأجور العادلة بالمقارنة مع الأجور التي لا يمكن السيطرة عليها, وتحديد نسبة الأجور من اجمالي الدوران
Categories: 8 - إدارة الأعمال | أضف تعليق

أنشئ موقعاً أو مدونة مجانية على ووردبريس دوت كوم..